1. Posteingang strukturieren & organisieren
Unsere VA sorgt für einen klaren, gut sortierten Posteingang – mit Filtern, Ordnern und Prioritäten. So sehen Sie nur noch die E-Mails, die wirklich Ihre Aufmerksamkeit verdienen.
2. Standardantworten verfassen und versenden
Häufige Anfragen wie Terminvorschläge oder Rückfragen beantworten wir in Ihrem Namen – schnell, freundlich und professionell. Dafür erstellen wir gemeinsam abgestimmte Antwortvorlagen, die im richtigen Ton gehalten sind.
3. Unwichtige Mails filtern und abfangen
Newsletter, Werbung und irrelevante Nachrichten werden zuverlässig aussortiert. Ihre Inbox bleibt dadurch übersichtlich und spart Ihnen wertvolle Zeit.
4. Eskalationen erkennen & weiterleiten
Wichtige oder zeitkritische Mails erkennt Ihre Assistenz sofort und leitet sie mit einer kurzen Notiz an Sie weiter. So geht nichts unter – selbst bei hohem Mailaufkommen.
5. Kommunikation mit Kunden & Partnern führen
Nach Absprache übernehmen wir den E-Mail-Austausch mit Kunden, Lieferanten oder Kooperationspartnern. So wirkt Ihr Unternehmen erreichbar und professionell – auch wenn Sie gerade anderes zu tun haben.
6. Follow-ups & Nachverfolgung
Offene E-Mails oder unbearbeitete Anfragen gehen bei uns nicht verloren. Wir erinnern Sie oder Ihre Kontakte zur richtigen Zeit – diskret und zuverlässig.
7. Pflege von Kontaktverläufen (z. B. im CRM oder Kalender)
Ihre VA dokumentiert Gesprächsinhalte und Kontaktverläufe systematisch, damit alles nachvollziehbar bleibt. Auf Wunsch wird jede wichtige Kommunikation im Kalender, CRM oder Ihrer internen Struktur hinterlegt.
1.Eine VA ist nicht physisch vor Ort.
Das stimmt – unsere Assistenzen sitzen nicht bei Ihnen im Büro.
Unsere Lösung:
Durch digitale Tools, klare Kommunikation und KI-gestützte Abläufe sind wir oft schneller und organisierter als jemand, der physisch nebenan sitzt.
2.Eine VA kennt meine Firma nicht so gut wie eine feste Kraft.
Richtig – zu Beginn ist die VA nicht Teil Ihres internen Teams.
Unsere Lösung:
Unsere Assistenzen werden gezielt auf Ihre Abläufe eingearbeitet, dokumentieren Prozesse strukturiert und nutzen KI-gestützte Tools, um Wissen dauerhaft und nachvollziehbar zu sichern – unabhängig von Ort oder Uhrzeit.
3.Eine VA kann keine spontanen Aufgaben im Büro übernehmen.
Unsere VA kann keine spontanen Aufgaben direkt im Büro übernehmen. Physische Tätigkeiten wie Dokumente ablegen oder Gäste persönlich begrüßen gehören nicht zu unserem Leistungsumfang.
Unsere Lösung:
Wir sorgen dafür, dass alle administrativen und organisatorischen Aufgaben zuverlässig digital erledigt werden – effizient, flexibel und ohne lange Einarbeitung.